تعد قوالب الرسائل الإدارية من أهم أشكال عالم المال والأعمال ، خاصة وأن هذه النماذج تستخدم بشكل أساسي في تبادل البيانات والإخطارات في أنواع متعددة من المؤسسات وأماكن العمل ، في مجالات خبرتها وفي الأنشطة التي تتبعها ؛ يتطلب كل نشاط أو حدث أو علاقة إدارية داخل المنظمة شكلاً مختلفًا من الكتابة الإدارية وفي هذا السياق ؛ سوف تحتوي الفقرات التالية على شرح لماهية هذه الحروف وبعض الأشكال المناسبة لاستخدامها لهذا الغرض.
نماذج الخطابات الإدارية
يمكننا تعريف الخطاب الإداري على أنه الرسائل التي يتم تبادلها رسميًا داخل المنشأة ؛ لأنه يتم تبادله بين الموظفين وبين الموظفين والمديرين ، أو بين الكيان القانوني الذي يمثله القسم الإداري بشكل عام وداخل المؤسسات وتلك المذكورة أعلاه ؛ الرسائل الإدارية تحمل فقط التنسيق الورقي القياسي. ترك الختم الإلكتروني لمسة خاصة به ويعتمد الآن على البريد الإلكتروني لإرسال الرسائل والرسائل الإدارية للموظفين والمديرين ، وهناك الكثير من نماذج الإدارة التي يمكن الوثوق بها ، ويمكن الحصول عليها بتنسيق ملف Word. ““أو بتنسيق PDF”.“
أنواع الرسائل الإدارية
النظر في الأنشطة والأغراض العديدة لإرسال الرسائل والرسائل الإدارية داخل الشركات المختلفة. وذكر خبراء مختصون في أماكن العمل المختلفة أن هناك أكثر من نوع واحد من الخطابات الإدارية تختلف باختلاف الرسائل والتقارير والملاحظات ، واختيار الأفضل والأنسب من بينها. ابدأ بتحضير هذا الخطاب وارساله للشخص المعني ، وتكون أنواع هذه الرسائل كالتالي:
رسالة الإدارة العمومية
الرسالة الإدارية هي الرسالة المعدة والمرسلة لتعزيز العلاقات بين الإدارات المختلفة داخل المنظمة العاملة ، لأن هذه الرسائل تحتوي على بعض القرارات والمعلومات التي يجب أن يكون كافة أعضاء المنظمة في مختلف الإدارات على دراية بها ، وبالطبع ؛ يختلف محتوى الرسالة باختلاف الطرف المرسل ؛ حيث أن إرسال رسالة إدارية لـ موظف يختلف عن الرسائل المرسلة لـ المدير العام أو رؤساء الأقسام ، كما يختلف أيضًا عن الرسائل المرسلة لـ قسم أو مجموعة من الموظفين أو العمال في نفس الوقت في المؤسسة.
ملاحظات إدارية
تجد الملاحظات الإدارية اهتمامًا كبيرًا وتستخدم في المؤسسات التجارية ؛ يختلف عن الخطاب الإداري في صغر حجمه. في معظم الحالات ، كما في محتوى المذكرة الإدارية ، حجمها لا يزيد عن واحد ؛ يتعلق الأمر لـ حد كبير بمهام العمل كل يوم ، بما في ذلك إعطاء أحد الموظفين أو رؤساء الأقسام مجموعة من المهام أو إرسال ملاحظة لتذكير بعض الأحداث المهمة داخل المنظمة ، مثل موعد الاجتماعات وغيرها.
تقارير الإدارة
التقارير الإدارية هي أحد أهم أشكال الخطاب التنفيذي في المؤسسات العمومية والخاصة وهي في الواقع تجري حول موضوع أو حدث واحد فقط ؛ في الحالات التي يحتاج فيها المدير لـ أن يكون معروفًا من أجل إذاعة أهم التفاصيل والمعلومات حول هذه القضية أو الحدث ولإظهار إيجابيات وسلبيات الموضوع ، يجب إبلاغ رؤساء الأقسام والمديرين بالتقارير التي يتلقونها من الموظفين والمرؤوسين داخل المنظمة من أجل اقرار قرار نهائي وصحيح بشأن موضوع أو قضية تتعلق بالعملية. يذكر أنهم يثقون بالوقت. العمل داخل المنظمة.
نماذج الخطابات الإدارية
يختلف إعداد الخطابات الإدارية ، بالطبع ، كماًا للغرض الذي أُعدت من أجله ، ولكن من أجل أن تكون معتمدة حقًا ورسمية داخل منظمة الأعمال ، هناك أجزاء موحدة من الرسالة الإدارية لا يمكن التغاضي عنها أو إهمالها ، وأمثلة على النماذج والرسائل الإدارية التي يمكن أن تساعد في فهمها. يتضمن الشكل الأساسي لهذه النماذج ما يلي:
النموذج الأول:
عنوان الرسالة: طلب ملف إداري للشركة
/ …………… .. تم ترتيب الشركة على ……………… .. ..
رئيس القسم / ……… ..
تحية طيبة
أطلب منكم مساعدتي في الحصول على الملف الإداري (رقم المرجعي … ..) نظرا لاعتماد المهام الموكلة إلي خلال العمل على البيانات الواردة في هذا الملف ، مع الالتزام بإعادة هذا الملف مرة ثانية عند التخلص من الاستخدام.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
اسم الموظف ………… التوقيع …………….
النموذج الثاني:
شركة ……….
الترتيب:… ../ ……. / ………
لـ درجة الماجستير في مؤسسة …
موضوع الرسالة: تأجيل موعد الاجتماع الشهري
بهذا الخطاب أطلب الموافقة على تأجيل موعد الاجتماع الشهري المخطط له حتى الآن … اليوم المقابل … للأسباب التالية / (………………………..)
لك كامل الاحترام والتقدير بإرسال الموعد الجديد للموافقة على الاجتماع وإعلام كافة الموظفين به.
اسم المرسل (منسق الاجتماع) / ……………… موظف قسم ……… .. توقيع ……… ..
نسخة من قرار تأجيل موعد الاجتماع: (الإدارة العمومية ، رئيس لجنة الاجتماعات ، الموظفون المهتمون بالمشاركة).
النموذج الثالث:
عليه …………
رئيس قسم شؤون الموظفين / …………………
موضوع الرسالة: طلب إجازة مرضية
من فضلك ، نظرًا لتعليمات تقاريري الطبية التي تتطلب تدبيرًا تقييديًا خلال المدة المذكورة أعلاه ، من ……… يوم لـ ………. حتى اليوم الذي توافق فيه على إعطائي إجازة مرضية ، اقبل بأخلص الاحترام.
اسم الموظف …………… .. التوقيع ………… ..
(مرفقة تقارير طبية رسمية تؤكد حاجة الموظف لإجازة مرضية).
شروط الكتابة الإدارية
هناك عدد من المتطلبات التي يجب اتباعها عند كتابة أنواع متعددة من الرسائل الإدارية. أن تكون رسميًا ووسيمًا حقًا ، وهي:
- الاعتماد على لغة حوار بسيطة وواضحة وذات مغزى مبنية على مفردات اللغة الصحيحة وبعيدًا عن اللغة المنطوقة ؛ وبالتالي ، يمكن لمتلقي الرسالة أن يفهم بسهولة محتواها وما تعنيه.
- يجب أن تكون كافة البيانات المسجلة في الخطاب دقيقة وموثقة ومصدقة بحيث يكون لدى المرسل إليه فرصة كافية لقبول أو رفض محتوى الرسالة.
- من المهم أن تكون عبارات الرسائل قصيرة وذات مغزى ، وأن تخدم الغرض المقصود لإرسالها إذا رغبت في ذلك أو غير ذلك ، ولا تحتوي على أي تفاصيل إضافية غير ضرورية.
- يجب إرفاق تاريخ إرسال الخطاب الإداري واسم ومحتوى المرسل إليه واسم المرسل وتوقيعه والمستندات اللازمة إن وجدت.
ملامح الوظائف الإدارية
هناك عدد من المواصفات المهمة التي يمكن من خلالها التمييز بين أن هذا الحرف أو هذا الحرف هو خطاب إداري رسمي ومعتمد ، ومن أهم هذه المواصفات:
- يجب أن يحتوي الرأس على العنوان الأساسي المحدد لإرسال هذه الرسالة ، مثل طلب ملف الإدارة وطلب تأخير الاجتماع والمزيد.
- وضح كامل لتاريخ وضح هذه الرسالة ، بما في ذلك اسم المؤسسة.
- إظهار اسم الشخص الذي تم إرسال الرسالة إليه ، سواء كان شخصًا عاديًا أو قانونيًا.
- اكتب تحية تمهيدية أو مجرد كلمة (بعد التحية).
- صف عنوان الرسالة ومحتوى الرسالة بعبارات ذات مغزى.
- تحية ختامية قصيرة.
- الإفصاح عن اسم المرسل وتوقيعه.
- انتبه لـ نوع الورق المستخدم في كتابة الرسالة.
- استخدم خطًا واضحًا بحجم مناسب وتجنب الخطوط ذات الرموز أو الأشكال غير الواضحة.
- يجب أن تعتمد على استعمال علامات الترقيم وتأكد أيضًا من ترك مسافة كافية بين حلقات الحرف.
- انتبه لـ تنسيق ورق الرسالة وتنسيق الهوامش والعناوين الخارجية.
وأخيرًا ، في انتهاء هذا المنشور ؛ قدمنا استمارات كتابة إدارية متعددة ووضحنا أيضًا أهم المواصفات والميزات الواجب اتباعها من أجل إنشاء خطابات وخطابات رسمية يمكن الوثوق بها عند إرسال هذه الرسائل بين العاملين في مكان العمل ، ومتطلبات كتابة خطاب إداري.
