اكتب بريدًا إلكترونيًا تقوم فيه بدعوة مديري فروع الشركة لـ اجتماع ، حيث أصبحت الرسائل الإلكترونية رسميًا أكثر موثوقية من أنواع الرسائل المختلفة ؛ أهمية استكمال الكثير من الأنشطة في العمليات التجارية للمؤسسات المختلفة ، مثل دعوة أعضاء الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة لـ اجتماع طارئ أو اجتماع شهري ، وكذلك إبلاغ الموظفين وجميع الموظفين بأي أخبار أو مجريات حديثة داخل المنظمة ؛ ما هي طريقة إعداد الرسائل الإلكترونية ، وما هي الشروط وكيف يتم دعوة مديري الفروع للاجتماع عبر هذه الرسائل؟ هذا سوف يناقش في وقت لاحق.
كيف أكتب بريدًا إلكترونيًا؟
هناك عدة طرق لإعداد الرسائل الإلكترونية وإرسالها لـ أي عدد من الموظفين أو مديري الفروع أو المستشارين أو غيرهم من الأشخاص المعنيين ، ويُذكر أن إرسال الرسائل الورقية لم يعد منشورًا أو موثوقًا به ؛ في الواقع ، حلت الرسائل الإلكترونية محلها لـ حد كبير ، ومن أهم طرق إرسال الرسائل الإلكترونية لأي عدد من الأشخاص:
اكتب رسالة بريد الكتروني
من الممكن الاعتماد على الخدمات لإرسال رسائل بريد إلكتروني لأي عدد من الأشخاص عبر الخطوات التالية:
- يمكنك تسجيل الدخول لـ حساب المستخدم الذي يعرض هذه الخدمة والمرتبط بعنوان بريده الإلكتروني على أي من أشهر المواقع مثل Gmail ويمكنك تسجيل الدخول مباشرة.“
- انقر فوق الزر “إنشاء منشور جديد”.
- ابدأ بإدخال عنوان البريد الإلكتروني لأي من الأعضاء المهتمين بتلقي الرسالة.
- حدد عنوان الرسالة ، على سبيل المثال الكتابة (موعد اجتماع مديري الفروع).
- اكتب محتوى الرسالة وأرفق الملفات أو الصور أو أي مستند انتهاء إن وجد.
- انقر على زر الإرسال.
إرسال رسالة بريد إلكتروني عبر Facebook
من الممكن أيضًا الاعتماد على Facebook لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني بسرعة لـ الأطراف المعنية باستخدام أي من الطرق التالية:
- قم بإنشاء غرفة دردشة جماعية أو غرفة دردشة صوتية عبر Messenger.
- إرسال رسالة خاصة بشكل فردي لـ الأعضاء أو المسؤولين أو غيرهم عبر Messenger.
- قم بإنشاء حدث (حدث) يحتوي على كافة البيانات حول مكان وتاريخ هذا الاجتماع على Facebook ، ودعوة الأعضاء للحضور ، ومكان تسجيل الدخول لـ حساب Facebook الخاص بهم ، والنقر على الأحداث ، ثم النقر فوق إنشاء وإدخال العنوان والتاريخ الموقع وجميع التفاصيل ثم يرسل دعوة للانضمام لـ أي من الأشخاص الذين توجد أسماؤهم في قائمة أصدقاء المدعو.
اكتب بريدًا إلكترونيًا لدعوة مديري فروع الشركة لـ اجتماع
(عينة من البريد الإلكتروني لحضور اجتماع مديري فروع الشركة)
تم التحرير في: – / – / –
عزيزي باي / ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ولكن بعد ذلك:
بصفتنا فرعًا لـ __________________ ، يشرفنا دعوتك لحضور اجتماع مجلس الإدارة الذي سيعقد صباح __________ مقابل __________ في صباح __________ ، لاتخاذ قرارات مهمة للغاية:
- انتخاب رئيس مجلس ادارة الشركة.
- انتخاب نائب رئيس الشركة.
- – تشغيل سكرتير للشركة.
- ناقش القضايا الملحة المختلفة.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام
المرسل: المسؤول ………………… .. التوقيع: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
استمارة دعوة لحضور اجتماع الجمعية العمومية
تاريخ الاصدار: __________________ / __________
أعضاء الهيئة العمومية للنادي
تحية طيبة…..
ندعوكم للحضور لـ مقر النادي يوم الجمعة اللاحق ، في __________ اليوم من العام الحالي ، لانتخاب رئيس جديد ، وفي نفس الوقت لانتخاب أعضاء مجلس الإدارة ، ولإبداء آرائك ومقترحاتك حول الموضوعات التي ترغب فيها في النادي في المدة التالية.
أرسل إليك السيدة / ــــــــــــــــــــــ مسؤول العلاقات العمومية ، التوقيع: ________________________
اكتب بريدًا إلكترونيًا لدعوة مديري فروع الشركة لـ اجتماع لمناقشة نتائج الزيارة
التاريخ: __________ / __________________________ 20 م
__________________ دعوة مرسلة من مسؤول العلاقات العمومية بالشركة لـ مدراء الفروع في كافة الدول حيث سيعقد الاجتماع في المقر الرئيسي بعاصمة الشركة __________ عند الساعة التاسعة صباحًا يوم الأحد 1442 هـ. لمناقشة أهم النتائج التي تحققت في ضوء الزيارة السابقة ، للكشف عن أهم الإيجابيات وفي نفس الوقت التوضيح عن السلبيات ، لمناقشة الكثير من القضايا المختلفة المتعلقة بسير العمل في كافة الفروع على مستوى الشركة ، اقبل سموكم بأعلى درجات الاحترام والتقدير.
التوقيع: ـــــــــــــــــــــــــــــــ
قالب خطاب دعوة اجتماع بتنسيق PDF
لاحظ أنه في بعض الحالات قد يكون من الضروري الاعتماد على ملف PDF يحتوي على كافة البيانات والبيانات والتفاصيل المتعلقة بالدعوة ، سواء في اجتماع مجلس الإدارة أو الاجتماع العام أو غير ذلك. يتم إرفاق الدعوة على وجه التحديد عبر بريد إلكتروني ولكن بتنسيق PDF. بدلاً من ذلك ، فهو يساعد على ضمان فقدان أي جزء من الرسالة خلال كتابة النموذج والمحتوى ومحتوى الرسالة مباشرةً دون أي تغييرات أو على الجزء المخصص لمحتوى الرسالة ، ويمكنك استلام نموذج رسالة إلكترونية جاهز عبر ملف بتنسيق pdf “”
وثيقة نموذج دعوة إلكترونية لحضور اجتماع الشركة
(دعوة لحضور اجتماع عبر البريد الإلكتروني)
تاريخ اليوم: __________ / __________
دعوة موجهة من مدير العلاقات العمومية الأستاذ: __________________
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
بصفتي مدير العلاقات العمومية في __________________ ، أدعوك لحضور الاجتماع الطارئ وأنا مقرر لكل مدير فرع لتقديم تقرير شامل عن طبيعة سير العمل الشهر الماضي ، ويكون الاجتماع __________ مساء يوم __________ مساء _____________ سيكون مقر المؤسسة في الطابق الخامس ، قاعة المؤتمرات رقم هاتف 10 ، تقبلها بتقدير واحترام كبيرين.
توقيع مسؤول العلاقات العمومية:
يمكنك أيضًا الحصول على نموذج بريد إلكتروني مباشرةً في ملف كلمة “مستند” لاجتماع المديرين في إحدى الشركات.
إيجابيات وسلبيات رسائل البريد الإلكتروني في العمل
هناك الكثير من المزايا والمزايا التي أحملها عبر البريد الإلكتروني خاصة عند تطبيقها في العمل ، مثل:
- القدرة على الوصول لـ أكبر عدد ممكن من الناس عبر إرسال رسالة جماعية.
- اكتمل تسليم الرسالة في غضون ثوان قليلة.
- يمكن إرسالها في أي وقت ، ليلا أو نهارا.
- يساعدك على توفير الكثير من وقتك وجهدك.
لكن على الصعيد الاخر؛ الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني والدعوات للدعوة لـ اجتماعات أو مهام عمل أخرى له بعض النواحي السلبية ، مثل:
- قد يكون من الخطأ نسيان إرسال الرسالة لـ عدد قليل من الأشخاص الذين تعتبر دعوتهم مهمة جدًا.
- قد تُفقد بعض البيانات عن غير قصد خلال الإرسال ، كما هو الحال في حالة الرسائل الفارغة العرضية.
- لا يمكن عرض الرسائل الواردة لـ المدعوين إلا في وقت متأخر. على هذا؛ لا يمكنهم الاستعداد للاجتماع.
ونتيجة لذلك ، في انتهاء موضوع اليوم ؛ تمكنا من أن نوضح لك طريقة كتابة رسالة إلكترونية تدعو مدراء الفروع داخل الشركة للاجتماع ، باستخدام تنسيقات وإمكانيات تكنولوجية متعددة ، سواء عبر البريد الإلكتروني أو عبر مواقع السوشيال ميديا مثل Facebook ، كما تم إذاعة الكثير من النماذج الخاصة. عبر إرسال دعوة للموظفين أو المديرين أو غيرهم للإرسال إلكترونيًا لـ أي عدد من الأشخاص.
المراجع
gmail.com ، 8-12-2020
